Het is de moeite waard om binnen NPWT over te stappen: Hoe Medela ervoor zorgde dat de overstap voor ons ziekenhuis vlekkeloos verliep

"Het is ongelooflijk hoe soepel deze transitie uiteindelijk is gelopen. Het liep allemaal zo vlot."

—Michelle 'Mickey' Monte, MSN RN, Clinical Nurse Education.

Mickey Monte (links) en Carol Davis (rechts) 

Mickey zag zich plotseling voor een reusachtige taak geplaatst: ze moest de leiding op zich nemen en bijna 3.000 verpleegkundigen trainen in het Medela NPWT systeem dat de NPWT systemen zou gaan vervangen die ze jaren hadden gebruikt.

Mickey wist dat ze dat niet alleen kon volbrengen – en gelukkig hoefde dat ook niet.

Ze had gedurende de transitie een partner naast zich die net zo gedreven en vastbesloten was om er een succes van te maken als zij.

MEER DAN EEN PARTNER

"Altijd als ik Carol iets wilde vragen, stond ze voor me klaar. Zij was er altijd om me te steunen."

—Michelle 'Mickey' Monte

Die persoon was Carol Davis, RN, BSN, CWOCN, Clinical Sales Specialist bij Medela, die vanaf het eerste begin deel uitmaakte van het team van Buffalo General Medical Center. "Toen ik Carol ontmoette wist ik meteen dat ze er net zo in stond als ik en dat we er samen een succes van zouden maken. Het was net alsof ik met m'n zus samenwerkte – het voelde meteen alsof ik Carol al tientallen jaren kende."

Mickey en Carol ontmoetten elkaar tenminste elke week, eerst om een agenda voor het trainingsprogramma op te stellen en daarna, toen het programma werd uitgerold, om problemen op te lossen, de koers te corrigeren en zo nodig aanpassingen aan te brengen. Samen hebben ze voor de training een vierledige aanpak opgesteld en geïmplementeerd, die uiteindelijk aan hun succes heeft bijgedragen.
 

VIER STRATEGIEËN VOOR EEN SUCCESVOLLE OVERSTAP

Het trainen van bijna 3.000 verpleegkundigen die in verschillende diensten op verschillende dagen van de week werkten (ook op zaterdag en zondag) was een complexe opgave die een realistische aanpak vereiste. Mickey's team had elke dag te maken met uitdagingen, zelfs terwijl ze assertief deelname aanmoedigden.

Daartoe implementeerden Mickey en Carol de volgende 4 strategieën. Ze adviseren teams in elk willekeurig ziekenhuis, groot of klein, die een transitie tot stand willen brengen, een soortgelijke aanpak te volgen.

1. Span u ervoor in om leidinggevenden tot voorvechters van de transitie te maken

Mickey onderkende dat het belangrijk was om bij de start te kunnen rekenen op de steun van leidinggevenden en richtte zich erop hen tijdens personeelsbesprekingen en via informelere wegen te werven voor een training. Dat hield in dat ze:

• 'de trainers trainde' om deel van het proces te zijn en om de bevoegde persoon te worden bij wie de dagelijkse medewerkers terecht konden voor training, ondersteuning en vragen,
• een grote groep van pleitbezorgers vormde die hielp het programma te promoten en er onder de verpleegkundigen enthousiasme voor kweekte,
• wat druk wegnam bij het wondteam van Buffalo General dat overbelast was doordat het verantwoordelijk was voor bijna elke NPWT vacuümtherapie, en zo de verpleegkundigen in staat stelde binnen hun praktijkgebied te werken.

2. Bied trainingsgroepen in meerdere formats

De medewerking was bijzonder groot, we hadden altijd een pomp voor mensen om mee te oefenen. Daardoor voelden ze zich zoveel comfortabeler, en de transitie was daarna zoveel gemakkelijker."

—Michelle 'Mickey' Monte

• Een goede voorbereiding van de training was een essentiële eerste stap. Door gebruik te maken van het online Talent Managementsysteem bij Kaleida Health, Buffalo General, konden Mickey en haar team:

• een introductiewebinar samenstellen dat verpleegkundigen moesten volgen om een certificaat te ontvangen om daarna voor de praktijktraining te kunnen 'slagen'.
• eenvoudige en korte video's gebruiken die ze van Medela hadden ontvangen om basisinformatie over wondverbanden en het functioneren van de NPWT pomp te communiceren.

• Praktische, persoonlijke trainingssessies. Deze sessies bleken een van de meest effectieve en best ontvangen elementen van de training te zijn. Ze waren:

• beperkt tot 20-25 minuten per sessie, waardoor verpleegkundigen gemakkelijker hun afdeling konden verlaten, deelnemen aan de training en daarna tijdig weer aan het werk konden gaan,
• volledig interactief, met mogelijkheden om praktisch met de Medela NPWT pomp te werken, vragen te stellen, uitdagingen aan te gaan en aanvullende trainingsboekjes mee naar huis te nemen.

3. Plan de lessen zo vaak mogelijk met beheersbare roosteromvang

• Vanuit de wetenschap dat verpleegkundigen diensten draaien tijdens alle uren van dagen en nachten, planden Mickey en haar team trainingsgroepen op verschillende dagen, gedurende de ochtend, middag en avond – zelfs in de weekends.
• Om de training te intensiveren en een grotere kennis mogelijk te maken, mochten alle deelnemers zo vaak als ze wilden aan een sessie deelnemen.
• De grootte van de groepen liep uiteen van 12 tot 20 verpleegkundigen per sessie, waardoor iedereen de kans had om praktisch te oefenen.

4. Maximaliseer deelname met een handig herinneringssysteem, met gebruikmaking van e-mail en flyers.

"We startten de transitie in het Buffalo General omdat dat de grootste instelling is, maar breidden het toen uit naar 3 andere ziekenhuizen van de Kaleida-groep waarbij iedereen dezelfde aanpak volgde. Het was een enorm succes."

—Michelle 'Mickey' Monte

• Mickey en haar team benaderden verpleegkundigen op allerlei manieren om de training optimaal onder de aandacht te houden en hen te herinneren aan het belang van een soepele overgang. Het team:

1. hing in alle deelnemende ziekenhuizen op in het oog lopende plaatsen herinneringsposters op.
2. herinnerde bij elke gelegenheid tijdens bijeenkomsten en gesprekken tussen leidinggevenden en hoofdverpleegkundigen aan de training,
3. stuurde vriendelijke e-mails aan de leidinggevenden met de tekst 'vergeet de training van Medela niet'.

Mickey en haar team wisten dat als de transitie bij een instelling zo groot als het Buffalo General soepel zou verlopen, het in de hele groep een enorm succes zou kunnen worden.

EEN OVERWELDIGEND POSITIEVE ONTVANGST

De aanpak die Mickey, Carol en de rest van het team van het Buffalo General en Medela kozen bewees zijn waarde nadat het trainingsprogramma was afgerond. Mickey zegt daarover: "De bijna 3.000 verpleegkundigen verzetten zich nauwelijks tegen de transitie – en dat zegt wel wat. Zelfs het wondteam, dat jarenlang intensief met ons vorige NPWT systeem had gewerkt, werkte mee en accepteerde de verandering."

Mickey is verbaasd als ze overdenkt hoe spectaculair haar ervaring met de overstap op het systeem van Medela verschilt van eerdere ervaringen. Daaraan terugdenkend typeert ze een overstap in het Buffalo General met een andere leverancier van vacuümtherapie als "(...) het veroorzaakte bij iedereen een enorme onrust. Het is nu 3 jaar geleden en we voelen nog steeds de stress, en krijgen klachten."

De transitie naar Medela daarentegen "verliep heel rustig. Het was een ongelooflijke soepele transitie."

DE PRAKTIJK ZAL HET MOETEN UITWIJZEN: PRODUCTVOORKEUR

"Carol komt ook terug om ons wondteam een in-servicetraining te geven en raakt er daardoor nog meer bij betrokken. Ik ben er ontzettend blij mee. Ik werk heel graag met Medela."

—Michelle 'Mickey' Monte

Nu de transitie achter de rug is, overdenkt Mickey dat het werkelijke bewijs van het succes niet zo zeer de soepelheid is waarmee ze is verlopen maar hoe de verpleegkundigen nu over het Medela vacuümtherapiesysteem denken.

Ze komt hierbij terug op wat ze daarover heeft gehoord.. De meeste verpleegkundigen geven de voorkeur aan visuele leercurves. Haar is verteld dat verpleegkundigen nu de voorkeur geven aan het Medela NPWT systeem omdat het:

• lichter en gebruiksvriendelijker is dan het vorige NPWT systeem dat het Buffalo General gebruikte,
• minder afleidt en minder verstoren is, met minimaal alarmgeluid.

Mickey vertelt: "Toen we de verpleegkundigen training gaven, waren ze er enthousiast over hoe intuïtief de pomp was, met opties zoals veilige aansluitingen en een compacte vormgeving waardoor hij gemakkelijk te hanteren was. Dat enthousiasme van de verpleegkundigen blijkt nog altijd uit hun algemene voorkeur voor het Medela NPWT systeem."